Vedlikeholdsbok og oppsummerende sameieark: vi tar lager.
Et sameie er delt inn i tomter som hver tilhører hver sin eier. Det ligger flere regler og forpliktelser i et sameie, som sikrer at det fungerer tilfredsstillende. Vedlikeholdsboken og sammendragsarket er obligatoriske dokumenter som skal oppbevares og oppdateres av bobestyrer og inneholder viktig obligatorisk informasjon om sameiet.
Vedlikeholdsboken for sameiet
Vedlikeholdsloggen er et obligatorisk dokument for et sameiebygg. Vedlikeholdsloggen inneholder teknisk informasjon knyttet til vedlikehold og utført arbeid i bygget.
Det er en av rollene til sameieboeren å vedlikeholde og oppdatere den. Nemlig: i tilfelle sameiet inneholder flere bygninger, skal bobestyreren kun føre og oppdatere en enkelt vedlikeholdsbok for hele sameiet. I notatboken må bobestyreren opprette ett kapittel per bygning.
Vedlikeholdsloggen må inneholde følgende informasjon: adressen til bygningen; identiteten til den fungerende sameieboeren; referansene til forsikringskontraktene som er tegnet av bobestyreren med deres respektive utløpsdatoer; referansene til arbeidsskadeforsikringskontraktene som er tegnet på vegne av bobestyreren og som garantien fortsatt pågår for; året hvor større arbeider ble utført, der det er aktuelt (som f.eks. ansiktsløftning, takreparasjon eller utskifting av kjele) med identiteten til selskapene som har utført det aktuelle arbeidet; referansene til vedlikeholds- og servicekontraktene for vanlig utstyr og utløpsdatoen for disse kontraktene; den generelle tekniske diagnosen; tidsplanen for det flerårige arbeidsprogrammet bestemt av generalforsamlingen for medeiere; tilleggsopplysningene som sameierne ønsker å se innført i notatboken, valgt under generalforsamlingsavstemning med alminnelig flertall (opplysninger knyttet til byggets oppførelse, tekniske undersøkelser utført i bygget f.eks.).
Vedlikeholdsloggen må være tilgjengelig for konsultasjon av enhver eier på en enkel forespørsel til sameieboeren. Og enhver sameier kan be om kopi av vedlikeholdsboken fra eiendomsforv alteren, for dennes regning (fribeløp).
Sammendragsark for sameier
Sammendragsskjemaet for sameiet er et dokument som inneholder opplysninger knyttet til driften av sameiet og byggets tilstand. Hvert sameie skal ha et oversiktsark.
Det er igjen en av oppgavene til sameieforv alteren å produsere og oppdatere sammendragsarket hvert år (med fare for å bli gjenstand for sanksjoner ved brudd på denne forpliktelsen ). Forv alteren setter sitt stempel på skjemaet.
Sammendragsarket for sameiet må inneholde visse opplysninger knyttet til driften av sameiet: identifikasjon av sameiet, syndikeren eller den foreløpige administratoren; bobestyrerens vanlige navn og adresse; adressen til hver bygning i sameiet; sameiets registreringsnummer og datoen for siste oppdatering av dette: datoen for etablering av sameiereglementet og siretnummeret til sameiesyndikatet; etternavnet, fornavnet og adressen til sameiets juridiske representant (forv alteren eller en ad hoc-administrator) og sistnevntes siret; omfanget av inngripen til den juridiske representanten (mandat for sameietillitsmannen eller oppdraget til ad hoc-administratoren); den juridiske organiseringen av sameiet; bobestyrerens natur (hoved eller sekundær).
Sammendragsarket for sameiet må også inneholde visse opplysninger knyttet til sameiets tekniske egenskaper: det totale antallet sameietomter og bruken av dem (bolig, nærings- eller kontor); antall bygninger og byggedato; condominium utstyr; typen oppvarming; hvis oppvarmingen er kollektiv (delvis eller helt), den ikke-urbane og typen energi som brukes; antall heiser; de økonomiske karakteristikkene ved sameiet.
Hver medeier må være i stand til å konsultere sammendragsarket på en enkel forespørsel fra en hvilken som helst måte til bobestyreren.